Datenschutzinformation

Hier steht, was mit deinen Daten passiert, wenn du über diese Seite einen Nachweis ausfüllst und unterschreibst (Art. 13 DSGVO).

Wer verantwortlich ist

campus business box e.V., Fraunhoferstraße 13, 24118 Kiel, vertreten durch den Vorstand. Fragen zum Datenschutz: [email protected]. Eine Datenschutzbeauftragte oder einen Datenschutzbeauftragten haben wir derzeit nicht benannt.

Wofür wir deine Daten brauchen

Du bist ehrenamtlich für uns tätig. Über diese Seite rechnest du deine Aufwandsentschädigung ab (Übungsleiter- oder Ehrenamtspauschale, § 3 Nr. 26 und 26a EStG). Wir prüfen deinen Nachweis, zahlen aus, bewahren ihn als Buchungsbeleg auf und weisen ihn bei geförderten Projekten dem Fördergeber nach.

• Abrechnung und Auszahlung: Grundlage ist die Vereinbarung über deine ehrenamtliche Tätigkeit (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
• Aufbewahrung und Nachweis: Grundlage sind gesetzliche Pflichten, vor allem § 147 AO, und die Nachweispflichten aus Förderbescheiden (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

Welche Daten

Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, IBAN (ggf. BIC), Projekt, deine Einsätze mit Datum, Tätigkeit und Stunden, Stundensatz und Betrag, deine Angabe zu Pauschalen, die du im Jahr schon erhalten hast, und deine Unterschrift.

Musst du die Daten angeben?

Gesetzlich bist du dazu nicht verpflichtet. Ohne Name, Anschrift, IBAN und Angaben zu deinen Einsätzen können wir die Aufwandsentschädigung aber nicht auszahlen. Felder, die nicht als Pflicht markiert sind, sind freiwillig.

Dein persönlicher Link

Damit du nicht jedes Mal alles neu eintippen musst, merken wir uns Anschrift und IBAN aus deiner letzten Einreichung, aber keine Beträge. Du kannst die Angaben im Formular ändern oder über [email protected] löschen lassen. Ändert sich deine IBAN, prüfen wir das vor der Auszahlung noch einmal. Nutzt du den Link 365 Tage lang nicht, schalten wir ihn ab. Die gemerkten Angaben löschen wir automatisch, wenn der Link 400 Tage lang weder benutzt noch geändert wurde. Grundlage ist auch hier die Vereinbarung über deine Tätigkeit (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Nachweis deiner Unterschrift

Damit wir belegen können, dass du selbst über deinen Link unterschrieben hast, speichern wir die Zeitpunkte, deine IP-Adresse, die Kennung deines Browsers und die bestätigte E-Mail-Adresse. Grundlage ist unser berechtigtes Interesse, die Abgabe beweisen zu können (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Im Protokoll, das an unsere Buchhaltung geht, steht die IP-Adresse nur gekürzt. Bestätigungscodes per E-Mail gelten 10 Minuten.

Wer die Daten bekommt

• Im Verein: die Person, die dein Projekt betreut und deinen Nachweis freigibt, und unsere Buchhaltung.
• Außerhalb: unsere Steuerberatung, bei geförderten Projekten der Fördergeber und die Bank, die das Geld überweist.
• Dienstleister, die in unserem Auftrag arbeiten (Art. 28 DSGVO):
  • Hetzner Online GmbH betreibt den Server in Deutschland (Falkenstein) und sichert ihn.
  • Microsoft Ireland Operations Ltd. verschickt über Microsoft 365 die E-Mails dieses Dienstes, meldet unser Team an und speichert die verschlüsselte tägliche Sicherung.
  • Cloudflare, Inc. schützt die Seite vor Angriffen. Alles, was du hier eingibst, und deine IP-Adresse laufen dabei über Server von Cloudflare.
  • Finway GmbH nimmt deinen freigegebenen Nachweis für Buchhaltung und Auszahlung entgegen.

Übermittlung in Länder außerhalb der EU

Cloudflare ist ein Unternehmen mit Sitz in den USA; deine Daten können deshalb in die USA gelangen. Grundlage ist der Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission zum EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO), ersatzweise die EU-Standardvertragsklauseln. Microsoft verarbeitet unsere Daten in der EU; nur in Ausnahmefällen, etwa im Support, ist ein Zugriff aus den USA möglich, auf denselben Grundlagen.

Wie lange wir die Daten speichern

• Freigegebene Nachweise und das Unterschriftsprotokoll sind Buchungsbelege. Wir bewahren sie mindestens bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist auf (§ 147 AO), bei geförderten Projekten so lange, wie der Förderbescheid es verlangt, falls das länger ist. Eine automatische Löschung danach ist noch nicht eingerichtet.
• Nachweise, die du nicht einreichst: Wir löschen sie 90 Tage nach der letzten Bearbeitung.
• Bestätigungscodes: Wir löschen sie nach 1 Tag.
• Kopien der E-Mails, die wir dir geschickt haben: Wir löschen sie nach 90 Tagen.
• Gemerkte Anschrift und IBAN: siehe „Dein persönlicher Link“.
• Sicherungskopien überschreiben sich nach spätestens 14 Tagen. Was wir gelöscht haben, ist danach auch aus den Sicherungen verschwunden.

Deine Rechte

Du kannst Auskunft über deine Daten verlangen (Art. 15 DSGVO), sie berichtigen (Art. 16), löschen (Art. 17) oder ihre Verarbeitung einschränken lassen (Art. 18) und sie in einem gängigen Format erhalten (Art. 20). Belege dürfen wir erst nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist löschen; bis dahin schränken wir die Verarbeitung ein. Der Verarbeitung für den Unterschriftsnachweis (lit. f) kannst du widersprechen (Art. 21). Schreib dafür an [email protected].

Du kannst dich außerdem bei der Aufsichtsbehörde beschweren: Unabhängiges Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein (ULD), Postfach 71 16, 24171 Kiel, www.datenschutzzentrum.de.

Keine automatisierte Entscheidung

Über deinen Nachweis entscheidet immer ein Mensch. Wir treffen keine automatisierten Entscheidungen im Sinne von Art. 22 DSGVO und erstellen kein Profiling.